A l’instar de ce qui se pratique déjà dans le monde de la banque ou des assurances, Mâcon Habitat a choisi d’utiliser dorénavant la signature électronique pour la signature de ses contrats de location. 

Cette nouveauté est en place depuis le mois de novembre 2023. A la signature du contrat, le locataire reçoit par mail ou sms, un code qui lui permet d’apposer une signature électronique sur le document. Le locataire peut de plus apposer un paraphe au moyen d’une tablette et d’un stylet. Une version digitale du document lui est alors adressée par mail et le bail numérique est intégré directement dans la Gestion Électronique des Documents de Mâcon Habitat rattaché au dossier du locataire. 

C’est la solution You sign de l’entreprise T2i qui a été retenue.

Quels sont les avantages ?

• Un gain de temps : La signature numérique élimine la nécessité de se déplacer physiquement pour signer un bail. Les parties peuvent signer électroniquement depuis n’importe quel endroit, ce qui accélère le processus de conclusion du bail. Mâcon Habitat privilégie, tout de même, la présence physique du locataire pour lui transmettre toutes les informations utiles à la vie dans son logement et pour réaliser la demande de prestations APL s’il peut y prétendre.

• De la sécurité : Les signatures numériques offrent un niveau élevé de sécurité. Les technologies de chiffrement garantissent l’intégrité du document signé et l’identité des parties impliquées.

• Des Réduction de coûts : la signature électronique permet d’éviter les impressions, les envois postaux et le stockage papier. Cela réduit les coûts associés à la gestion des documents. Les solutions de signature électronique sont plus économiques à long terme.

• Un stockage sécurisé : Les baux signés électroniquement sont stockés de manière sécurisée dans notre GED Locataires, ce qui facilite l’accès et la gestion des documents pour toutes les services concernées. 

• La conformité légale est respectée : La signature numérique est juridiquement acceptée comme preuve en cas de litige. Cela permet de garantir la validité légale des baux signés électroniquement.

• Une durabilité environnementale : En réduisant la dépendance au papier, elle contribue à la préservation de l’environnement en limitant la consommation de ressources naturelles et en minimisant les déchets.

En résumé, la signature numérique des baux de location apporte des avantages significatifs en termes d’efficacité, de sécurité, de conformité légale et de durabilité, tout en simplifiant le processus global de gestion de nos baux.

Commentaire d’une chargée de clientèle de Mâcon Habitat : 

“C’est un véritable gain de temps. En plus, le locataire se sent plus impliqué dans la signature de son bail et beaucoup plus attentif aux éléments/consignes que nous pouvons lui transmettre”.